Biro Umum dan Administrasi Setda DKI Jakarta Adakan Rapat Rancangan Surat Tugas Pimpinan Unit Kearsipan

Biro Umum dan Administrasi Sekretariat Daerah – Biro Umum dan Administrasi Sekretariat Daerah DKI Jakarta mengadakan rapat terkait rancangan surat tugas pimpinan Unit Kearsipan di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta dalam rangka pengelolaan arsip. Rapat ini dilaksanakan di ruang rapat Biro Umum dan Administrasi Sekretariat Daerah Setda Provinsi DKI Jakarta lantai 6 gedung Balaikota Blok G Jalan Medan Merdeka Selatan 8-9 Jakarta Pusat, Selasa (8/11).

Rapat ini membahas tentang uraian tugas pengelola arsip, timeline inventarisasi arsip vital, serta verifikasi nama-nama pengelola arsip pada Unit Kearsipan II Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta. Dari kegiatan rapat ini menghasilkan kesimpulan, bahwa Biro Umum dan Administrasi Sekretariat Daerah Setda Provinsi DKI Jakarta sebagai Unit Kearsipan sekaligus Unit Pengolah dan biro-biro lainnya pada Sekretariat Daerah sebagai Unit pengolah dalam organisasi kearsipan daerah sekretariat Daerah; perubahan nama-nama pengelola/penata arsip yang telah diajukan dan penambahan 3 poin tambahan pada tugas-tugas pengelola/penata arsip.

Selanjutnya, bahwa setiap 6 (enam) bulan sekali minimal dan/atau satu tahun sekali maksimal Unit Pengelola pada Organisasi Kearsipan Sekretariat melaporkan daftar arsip aktif kepada Unit Kearsipan; arsip inaktif akan diserahkan kepada Unit Kearsipan disertai daftar arsip, fisik arsip dan berita acara. Sementara itu daftar arsip mulai dari bulan Januari sampai bulan Desember tahun 2022 segera dibuat dan dilaporkan kepada Unit Kearsipan dengan batas akhir pengumpulan pada bulan Desember

Perlu adanya pelatihan arsip untuk pengelola/penata arsip oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan pada tanggal 30 November 2022. Selain itu juga adanya kebutuhan akan ruang untuk dijadikan Record Center arsip seluruh Unit Pengolah dalam Organisasi Kearsipan Sekretariat Daerah beserta sarana dan prasarananya

Penulis: Rike

Editor: Ibu Ade

Sumber: Notulensi Rapat Rancangan Arsip