Di era digital sekarang pelbagai pemerintahan berlomba-lomba menciptakan digitalisasi system pelayanan publiknya guna memudahkan masyarakat seiring dengan kemajuan teknologi informasi. Dewasa ini upaya mewujudkan pelayanan digital oleh pemerintahan menjadi aspek penting agar bersinergi dengan asas tepat guna, hemat waktu dan efektivitas perwujudan pelayanan yang mudah diakses. Dalam pengaplikasiannya, teknologi informasi yang telah digunakan untuk kegiatan pemerintahan dikenal dengan istilah E- Government yang fungsinya memberikan dampak peningkatan efisiensi pelayanan publik dan mewujudkan pemerintahan yang demokratis serta berwawasan visioner.

E-Government atau kepanjangan dari Electronic Government merupakan mekanisme dalam interaksi yang baru antara aparat pemerintahan (baik di level daerah atau pusat) dengan masyarakat dan orang-orang lain yang memiliki kepentingan (stakeholder) di mana interaksi ini melibatkan pemanfaatan adanya teknologi informasi yang bertujuan meningkatkan kualitas pelayanan pemerintahan yang berjalan. Pada dasarnya E-Government merupakan upaya menerapkan teknologi informasi untuk mempermudah mendekatkan para stakeholder dengan pemerintah. Implementasi dari e-government dipercaya dapat memperbaiki dan meningkatkan kinerja dalam pengelolaan pemerintahan di Indonesia. Bahkan sedianya konsep pelaksanaan E-Government sudah termaktub dalam Instruksi Presiden No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-government yang menegaskah bahwa E-Government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan E-Government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi secara efektif dan efisien.

Di Provinsi DKI Jakarta telah menerapkan adanya e-government menjadi sarana komunikasi dengan masyarakat untuk menunjang kegiatan pemerintahan provinsi. Dapat kita ketahui salah satu misi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yaitu menjadikan Jakarta tempat wahana aparatur negara yang berkarya, mengabdi, melayani, serta menyelesaikan berbagai permasalahan kota dan warga, secara efektif, meritokratis dan beritegritas. Ini menunjukkan bahwa egovernment dapat menjadi penunjang utama dalam pelayanan pemerintahan secara efektif di Provinsi DKI Jakarta. DKI Jakarta sendiri, memiliki aplikasi e-goverment yang menjadi andalan bagi Pemerintah Provinsi untuk menampung aspirasi masyarakat. Diantaranya e-Procurement, e-Budgeting, e-Musrenbang, Qlue, Jakarta Smart City, dan e-Kinerja. Bahkan di Lembaga Biro Umum dan Administrasi Sekretariat Daerah DKI Jakarta sudah mencanangkan program e-PesanRuangan yang merupakan aplikasi atau system informasi pemesanan ruangan yang dimiliki oleh Pemerintahan Daerah DKI Jakarta seperti Balaikota dan lainnya.

Inovasi E-PesanRuangan

Latar belakang lahirnya E-PesanRuangan tak lain menjawab kebutuhan di tengah perkembangan pembangunan konstruksi semakin meningkat. Terdapat banyak bangunan yang dimiliki oleh Pemerintahan Provinsi DKI Jakarta yang pemakaiannya kurang maksimal.

Padahal suatu bangunan berfungsi untuk mendukung kegiatan atau sebagai prasarana bagi pemilik bangunan atau pengguna bangunan dalam melaksanakan kegiatannya sehari-hari secara optimal. Namun, sejatinya di samping fungsi utama tersebut banyak bangunan yang bisa dioptimalkan pemakaiannya bukan hanya oleh instansi pemerintahan tetapi juga bisa disewakan kepada masyarakat bila memang sedang kosong. Di sisi lain kadang terjadi tumpang tindih atau bentrokan jadwal pemakaian ruangan karena kesalahan petugas administrasi antara beberapa instansi yang hendak menggunakan sebuah ruangan untuk keperluan rapat atau lainnya pada satu ruangan yang sama padahal calon pemakai yang jumlahnya banyak. Sehingga dibutuhkan sebuah aplikasi digital yang bisa memecahkan persoalan tersebut, agar system bisa mengatur jadwal pemakaian ruangan secara runut, bagus dan optimal serta bisa terbuka peluang pemanfaatan ruangan kosong bisa menjadi pemasukan tambahan bagi pemerintahan daerah, maka terciptalah sistem E-PesanRuangan.

E-Pesan Ruangan diinisiasi oleh Biro Umum sebagai instansi yang memiliki tugas sebagai pusat administrasi dan pelayanan khususnya dalam pemeliharaan dan perawatan gedung perkantoran di Komplek Balai Kota Provinsi DKI Jakarta berada di bawah koordinasi Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta dan dipimpin oleh seorang Kepala Biro diatur dalam Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 250 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah. Di sisi lain, Biro Umum mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi, supervisi, pembinaan, pengendalian, fasilitasi dan pelaksanaan fungsi penunjang urusan pemerintahan di bidang umum, meliputi rumah tangga, tata usaha dan kepegawaian, perencanaan sekretariat daerah administrasi keuangan serta aset Sekretariat Daerah yang menjadi kewenangan Provinsi, menyelenggarakan tugas dekonsentrasi sampai dengan dibentuk Sekretariat Gubernur sebagai Wakil Pemerintah Pusat serta melaksanakan tugas pembantuan sesuai bidang tugasnya.

Untuk mengakses aplikasi E-PesanRuangan maka bisa langsung ke situs https://epesanruangan.jakarta.go.id/ atau melalui download aplikasinya di PlayStore atau AppStore di sana terdapat beberapa menu yang ditampilkan yakni: Menu Permohonan Ruangan; Menu Dashboard; Informasi Pemesanan Ruangan; Detail Pemesanan Ruangan; Perubahan Pemesanan Ruangan; Pembatalan Pemesanan Ruangan; Pesan Notifikasi; Status Data Pemesanan Ruangan; Menu Profile Ruangan; Menu Indeks Kepuasan. Manual pemakaian aplikasi ini sudah tertera di website yang bisa dijadikan panduan bagi admin atau operator maupun diakses masyarakat secara umum. Dengan pengelolaan melalui E-Pesan Ruangan ini yang terpusat dari Biro Umum Provinsi ini, pelayanan dan pemaksimalan pemakaian ruangan Gedung Balaikota DKI Jakarta dinilai sudah baik serta visioner karena berbasis teknologi informasi. Hal ini memudahkan para warga masyarakat, khususnya Jakarta untuk mengakses segala informasi mengenai ruangan di bawah asset pemerintahan ataupun mendapatkan pelayanan dengan lebih cepat dan terpadu dalam pemesanan ruangan yang diperlukan bagi instansi maupun lainnya.

Daftar Pustaka

Wijarnoko, Muhammad A., Muhammad A. Asy'ari, and Abdur Rouf. 2020. “PENGEMBANGAN E-GOVERNMENT DI DKI JAKARTA (STUDI PORTAL RESMI PROVINSI DKI JAKARTA).” OSF Preprints. April 30. doi:10.31219/osf.io/7vc3y.

Baskoro Setiyo., Tuswoyo. 2021. Analisis Peran Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta atas Kebutuhan Pengguna Gedung pada Pemeliharaan dan Perawatan Mekanikal Elektrikal Gedung Kantor Balai Kota Provinsi DKI Jakarta. Jurnal Ilmiah Administrasi Publik Vol 1 , No. 1, Januari 2021, pp. 14-22

https://epesanruangan.jakarta.go.id/uploads/pengumuman/UserManualPesanRuangan.pdf

https://www.jawapos.com/metro/metropolitan/30/08/2017/dki-jakarta-berhasil-terapkan-e- goverment-lewat-aplikasi-qlue/

Penulis : Dyka Pratama Adhyaksa