Sistem Persuratan, Administrasi Persuratan dan Penaklikan di Balaikota (Ketatausahaan)

Surat-menyurat menjadi aktivitas keseharian instansi pemerintah dan merupakan media komunikasi tertulis antar instansi pemerintah. Persuratan di instansi pemerintah secara umum masih berjalan manual dan dengan adanya masa pandemi ini ada beberapa bagian yang mengubah metode persuratan secara eletronik. Penulisan ini bisa membuka wawasan yang lebih luas dan menambah ilmu pengetahuan dan informasi untuk kalian yang masih bingung tentang persuratan dan proses administrasi persuratan dan pentaklikan di Perangkat Daerah/Unit Kerja Perangkat Daerah, berikut kami sajikan dengan ringkas apa dan bagaimana proses tersebut dilaksanakan di Biro Umum dan Administrasi Sekretariat Daerah Setda Provinsi DKI Jakarta.

Biro Umum dan Administrasi Sekretariat Daerah Setda Provinsi DKI Jakarta adalah salah satu Unit Kerja Perangkat Daerah di Sekretariat Daerah yang memiliki tugas pokok sebagai pengelola dan pelayanan Naskah Dinas Pimpinan seperti yang di atur dalam Peraturan Gubernur No 150 Tahun 2019 pada pasal 101 berbunyi Biro Umum dan Administrasi Sekretariat Daerah mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan rumah tangga dan pengamanan dalam kompleks gedung balaikota dan rumah dinas pimpinan, pelayanan kompleks gedung balaikota, perlengkapan dan sarana acara, Administrasi Sekretaris Daerah, Deputi Gubernur dan Ketatausahaan Sekretariat Daerah.

Sampai saat ini Bagian Administrasi Sekretariat Daerah dan Deputi Gubernur masih menggunakan sistem manual dalam melakukan proses penyelesaian perbal Naskah Dinas dan permohonan pemaraf serta dari unit-unit terkait.

Loket Penerimaan Surat Gubernur, Sekda, Asisten dan Deputi

Loket Biro Umum dan ASD Penerimaan Perbal Naskah Dinas PD/UKPD

Meja Sekretaris Kepala Biro Umum dan ASD Penerimaan Naskah Dinas Perbal dan Surat Perbal Naskah Dinas PD/UKPD

Meja Penerimaan dan Pengetikan Perbal Naskah Dinas PD/UKPD

Ruang Pengetikan Naskah Dinas PD/UKPD

Pada umumnya administrasi persuratan dapat dibagi menjadi 2 yaitu; penerimaan surat masuk dan administrasi surat keluar.

1. Administrasi surat masuk :
2. Surat masuk yang ditujukan langsung pemohon kepada Kepala Biro Umum; dan
3. Surat disposisi pimpinan yang memberikan perintah petunjuk tertulis kepada Kepala Biro

Administrasi surat masuk yang telah berjalan selama ini cukup berjalan dengan baik, seperti penerimaan surat masuk dimana surat masuk yang ditujukan kepada Kepala Biro Umum ke staf TU yang kemudian mencatat dan memberikan lembar disposisi untuk diparaf dan diketahui Kasubbag TU Biro selanjutnya surat tersebut diteruskan kepada Kepala Biro untuk ditindaklanjuti.

2. Administrasi surat keluar :

Sebagian besar surat keluar Biro Umum dan ASD adalah surat yang ditandatangani oleh Kepala Biro Umum dan ASD merupakan hasil tindak lanjut dari surat masuk. Surat yang ditandatangani oleh Kepala Biro Umum dan ASD merupakan surat internal dilingkungan Pemprov DKI Jakarta yang bersifat koordinasi dan konsultasi. Apabila surat yang bersifat koordinasi antar instansi di luar Pemprov DKI Jakarta merupakan kewenangan dari atasan Kepala Biro Umum dan ASD (Sekda dan Asisten Pemerintahan) sehingga harus melalui proses perbal.

Untuk Pentaklikan naskah dinas terdapat 3 SKPD yang bertanggung jawab yaitu biro Kepala Daerah, Biro Umum dan ASD serta dan Biro Hukum. Untuk biro KDH diperuntukan untuk naskah dinas Keputusan Gubernur, instruksi Surat Edaran, Pengumunan dan surat Gubernur yang dan naska dinasnya ditandatangani oleh Gubernur, Biro Umum dan ASD diperuntukan untuk naska dinas yang di tandatangani oleh Sekretaris Daerah sedangkan Biro Hukum diperuntukan untuk Peraturan Gubernur dan Peraturan Daerah yang naska dinas ditandatangani oleh Gubernur. Sistem Administrasi Sekretariat Daerah merupakan proses surat yang bersifat koordinasi antar instansi di luar Pemprov DKI Jakarta merupakan kewenangan dari atasan Kepala Biro Umum dan ASD (Sekda dan Asisten Pemerintahan) sehingga sehingga setiap surat yang ditandatangani harus melalui proses perbal.

Biro Umum sebagai penanggung jawab proses perbal Sekda, memegang kendali penting atas proses perbal tersebut walaupun sebatas format pengetikan, tata Bahasa, penomoran dan penyimpanan arsip perbal (substansi surat merupakan kewenangan unit pengonsep). Beberapa kendala yang dihadapi dalam mengantisipasi tantangan ke depan semenjak awa pandemic covid-19 mampu di hadapi waaupun kinerja aparatur sangat terbatas kehadirannya di kantor dikarenakan melaksanakan surat Edaran Gubernur No.2 Tahun 2020 Penyesuaian sistem kerja pegawai dalam upaya pencegahan penyebaran Covid-19 untuk bekerja dari rumah tetapi, proses pelayan perbal dirasakan cukup mendapat tantangan dengan terbatasnya jam kerja dan staff operator dan penaklik yang sedikit dan semakin berkurang dengan system kerja wfh dan wfo.

Namun tantangan ini menjadikan para ASN yang tangguh di Biro Umum dan ASD ini mampu menjalankan tugas dan fungsinya dengan sebaik mungkin dan penuh tanggung jawab, tugas harus berjalan sebagaimana yang diharapkan, proses administrasi persuratan tetap berjalan tanpa hambatan yang berarti karena proses administrasi terbantu dengan aplikasi e-office. Dengan adanya penambahan staf operator dan penaklik yang handal dan piket layanan perbal serta penambahan perangkat computer penerapan e-perbal dapat segera dilaksanakan dan mempercepatan proses pelayanan perbal.

Narasumber:

1. Arinanda (staf Biro Umum dan ASD)
2. Adro Sefeldi (staf Biro Umum dan ASD)
3. Arif Suyudi (staf Biro Umum dan ASD)
4. Gatot Sujianto (staf Biro KDH)

Penulis : SULTONY