Tingkatkan Kompetensi Penyusunan Naskah Dinas Sambutan untuk Pimpinan di Lingkup Sekretaris Daerah dan Deputi Gubernur Provinsi DKI Jakarta, Datangkan Tia Narang Ali

Biro Umum dan Administrasi Sekretariat Daerah – Dalam rangka meningkatkan kompetensi penyusunan naskah dinas sambutan untuk pimpinan di lingkup Sekretaris Daerah dan Deputi Gubernur Provinsi DKI Jakarta, Pemprov DKI Jakarta mendatangkan salah satu anggota Tim Sespri Presiden RI, Tia Narang Ali. Peningkatan kompetensi ini dilaksanakan di Ruang Rapat II, Deputi lantai 5 Biro Umum dan Administrasi Setda DKI Jakarta, Rabu (26/10). Acara ini di pimpin oleh Kepala Biro Umum dan Administrasi Setdaprov DKI Jakarta, Bapak Sugih Ilman.

Pada kesempatan ini, Tia Narang Ali menjelaskan bahwa terdapat 5 bahan pimpinan yang biasanya disiapkan oleh sekretaris diantaranya adalah bahan sambutan, bahan bacaan, bahan arahan/ laporan dalam rapat, bahan wawancara dan bahan pernyataan pers. Tia juga menerangkan bahwa dalam sambutan merupakan kalimat yang penyampaiannya dilakukan sebelum acara utama dimulai. Sambutan disini dikhususkan untuk para pimpinan yang biasanya akan disampaikan pada suatu acara tertentu. Sambutan erat kaitannya dengan subjek, sehingga para  sekretaris pimpinan diharapkan mengetahui karakter dan pimpinannya masing-masing.

Sambutan menurut Tia, dikatakan sebagai sambutan yang baik apabila memiliki tolak ukur sebagai berikut yaitu tepat waktu, memiliki performa saat sambutan, pesannya tersampaikan, terdapat interaksi dengan audiens dan tidak menimbulkan masalah. “Dalam sebuah sambutan terdapat juga komposisi umum pada sambutan, antara lain sebagai berikut: salutation (merupakan awalan/pembuka), ice breaking (bersifat optional), inti pesan dan penutup,” terang Tia.

Tia juga menjelaskan bahwa naskah dinas sambutan dapat disusun menjadi 2 kategori  yaitu naskah naratif/narasi yang berupa naskah resmi berisi kalimat-kalimat tanpa tanda baca maupun highlight tertentu; sementara berikutnya adalah naskah yang akan dibacakan oleh pimpinan dimana  naskah ini berisikan kalimat-kalimat dengan tanda baca, highlight, tanda khusus seperti bold/italic guna memudahkan pimpinan saat membaca sambutan.

Selain itu, Tia juga menerangkan tentang bagaimana Tim penyususun bahan sambutan diharapkan dapat menerapkan hal-hal seperti menjaga wibawa pimpinan, membuat pimpinan nyaman pada saat berkomunikasi, memahami isi sambutan, menjaga hubungan dengan stakeholder dan mampu melakukan manajemen stress.

Di akhir kegiatan ini, Tia menambahkan tentang tujuan adanya tim penyusun bahan sambutan sebagai penguat statement antara lain: untuk mempermudah pemahaman, menjaga mood pimpinan, menjaga fokus, mempersingkat waktu, mengklarifikasi isu yang ada dan menerapkannya dalam visualisasi.

Penulis: Rike

Editor: Frans

Sumber: Notulensi Kegiatan Biro Umum dan Administrasi Setda DKI Jakarta (26/10)